Mitä hauskaa paperin pyörityksessä?

Pelkkä paperilaskujen kierrättäminenkin ympäri toimistoa henkilöltä toiselle oli työlästä ja tehotonta, sanovat Harri Pellinen (vas.), Jouni Hukka, Markku Heinonen ja Mika Leinonen

LVI-Bioneereissa turha paperin pyöritys päätettiin yksinkertaisesti lopettaa. Ja niin tukkujen laskut alkoivat tulla taloon sähköisesti LVISNetin kautta. Tilausten välittämiseen LVISNetiä on käytetty jo vuosia.

Viimeisen vuoden aikana LVI-Bioneerit on todella tehnyt töitä sen eteen, että papereista päästään eroon.

"Paperin pyörittämisessä ei ole mitään hauskaa. Papereilta on hankala seurata projekteja tai ostoja ylipäätään kymmenen kaverin ostaessa tarvikkeita projekteille, huoltoon tai myymälään. Pelkkä paperin kierrättäminenkin ympäri toimistoa henkilöltä toiselle on työlästä ja tehotonta. Nyt saamme tilaus- ja laskutiedot projektiseurantaan suoraan koneelta ja voimme nopeasti tarkistaa, mitä tavaraa minnekin on mennyt", sanoo LVI-Bioneerien toimitusjohtaja Mika Leinonen.

Nyt saamme tilaus- ja laskutiedot projektiseurantaan suoraan koneelta ja näemme nopeasti mistä töistä jää katetta, sanoo Mika Leinonen.

Katteet kuntoon seurannalla

LVI-Bioneereilla on ollut pitkään LVISNet-yhteys Ahlselliin.

"Tarkistamme ja hyväksymme kaikki Ahlsellin laskut suoraan koneelta. Yritysohjelmistossamme on automaattinen numerotarkistus, mikä toimii aukottomasti, koska Ahlsellille menneet tilauksetkin on tehty sähköisesti järjestelmään. Myös laskut kierrätetään koneella hyväksyttäviksi, minkä jälkeen tiedot ohjautuvat projektivalvontaan automaattisesti", kertoo Mika Leinonen.

"Koneen ohjelma tarkistaa, kuka tavarat on ostanut ja lähettää laskun automaattisesti asianosaisille hyväksyttäväksi. Kustannukset menevät suoraan oikeille töille. On erittäin tärkeää nähdä nopeasti, mistä töistä katetta jää. Meillä on pakko olla tieto myös siitä, mikä työ jää miinukselle, jotta virhe ei toistu seuraavissa töissä", Mika Leinonen korostaa.

"Omaan laskutukseen emme vielä rivitietoja siirrä, mutta sekin jo helpottaa, että pystymme helposti tarkistamaan hinnat omia myyntilaskujamme varteen. Rivitietojen siirto suoraan omiin laskuihin tulee ajallaan."

Mitään ei haeta

LVI-Bioneereissa on tilattu tavaraa sähköisesti jo kymmenisen vuotta. Varsinkin urakoiden tilauksista yritys tekee suurimman osan, jopa noin 95 prosenttia, sähköisesti suoraan työmaille.

"Meillä tärkeintä sähköisessä tilaamisessa on se, että oikea määrä tavaraa tulee oikeaan paikkaan oikeaan aikaan. Näin toteutuu tehokkaan tilaamisen pyhä kolmiyhteys. Puhelimessa virheitä tulee enemmän. Myymälöissä ja huoltotoimessa saatetaan vielä jonkin verran tilata puhelimitse, mutta se vähenee pikku hiljaa", Mika Leinonen arvioi.

"Kiteellä olemme vähän syrjässä Ahlsellin noutopaikasta. Emme siis kuluta työaikaa tavaroiden hakemiseen 80 kilometrin päässä sijaitsevasta tukusta esimerkiksi huoltokäyntiä varten. On tultava toimeen sillä, mitä on valmiiksi hyllyssä", napauttaa Mika Leinonen.

Tilaus- ja laskurutiinit kunnossa? Katso www.lvisnet.fi

Teksti: Riika Walden / CommitCom Oy, Kuvat: Harri Mäenpää